मोबाइल से ही दस्तावेज़ स्कैन करके PDF बनाएँ, दुकान जाने की ज़रूरत नहीं
किसी फ़ॉर्म के लिए आधार या मार्कशीट की PDF चाहिए और आप सोच रहे हैं कि अब दुकान जाना पड़ेगा? क्या हो अगर यही काम आप घर बैठे, अपने मोबाइल से, कुछ ही मिनटों में कर लें?
बहुत से लोग स्कैन के लिए दुकान पर जाते हैं, इंतज़ार करते हैं और फिर अपने ज़रूरी काग़ज़ किसी और के कंप्यूटर पर छोड़ आते हैं। जबकि आपके फ़ोन में ही अच्छा-ख़ासा स्कैनर मौजूद है। एक बार तरीका सीख लिया, तो समय भी बचेगा और काग़ज़ों की सुरक्षा की चिंता भी कम होगी।
क्यों ज़रूरी है ख़ुद स्कैन करना सीखना
आजकल नौकरी, स्कूल एडमिशन, स्कॉलरशिप या किसी सरकारी सेवा के लिए दस्तावेज़ अक्सर PDF में ही माँगे जाते हैं। ऐसे में बार-बार दूसरों पर निर्भर रहना ठीक नहीं। कई बार आख़िरी समय पर कोई काग़ज़ चाहिए होता है और आसपास कोई दुकान खुली नहीं मिलती, तब यही हुनर सबसे ज़्यादा काम आता है। घर के बड़े-बुज़ुर्ग भी इसे सीख लें, तो वे अपने काम के लिए किसी का इंतज़ार नहीं करेंगे। और एक ज़रूरी बात, आपके आधार, PAN या बैंक के काग़ज़ बहुत निजी होते हैं। इन्हें किसी अनजान कंप्यूटर या अनजान ऐप के हवाले करना, यानी सावधानी हटी, दुर्घटना घटी।
Google Drive से स्कैन करने के स्टेप
- Google Drive ऐप खोलें और वहाँ दिख रहे + बटन पर टैप करें।
- Scan चुनें। कैमरा खुल जाएगा।
- पेज की फ़ोटो लें। ध्यान रखें कि काग़ज़ पूरा फ़्रेम में आए।
- Crop और Adjust करें। किनारे ठीक करें ताकि सिर्फ़ काग़ज़ दिखे, आसपास का फ़र्श या मेज़ नहीं।
- और पेज जोड़ें। अगर दस्तावेज़ में एक से ज़्यादा पेज हैं, जैसे आधार का आगे और पीछे का हिस्सा, तो + दबाकर अगला पेज स्कैन करें। इस तरह सारे पेज एक ही PDF में आ जाएँगे।
- PDF के रूप में Save करें। फ़ाइल का साफ़ नाम रखें, जैसे "Aadhaar_front_back", ताकि बाद में ढूँढने में परेशानी न हो।
यही काम Google के Files ऐप से, या कुछ फ़ोन के कैमरा ऐप में मिलने वाले document scan मोड से भी हो सकता है। फ़ोन के हिसाब से बटन के नाम थोड़े अलग हो सकते हैं।
साफ़ स्कैन के लिए छोटे-छोटे नुस्ख़े
- अच्छी रोशनी: दिन की रोशनी या साफ़ रोशनी में स्कैन करें, ताकि परछाई न पड़े।
- समतल जगह: काग़ज़ को मेज़ जैसी सपाट जगह पर रखें, मुड़ा-तुड़ा न हो।
- गहरा बैकग्राउंड: सफ़ेद काग़ज़ के पीछे गहरे रंग की सतह हो, तो ऐप काग़ज़ के किनारे आसानी से पहचान लेता है।
- फ़ोन सीधा रखें: फ़ोन को काग़ज़ के बिल्कुल समानांतर (parallel) रखें, तिरछा नहीं।
आम गलतियाँ
- हर पेज की अलग-अलग PDF बना देना, जबकि फ़ॉर्म एक ही फ़ाइल माँग रहा हो।
- फ़ाइल का नाम "Scan" जैसा ही छोड़ देना, और फिर बाद में ढूँढते रहना।
- अपलोड से पहले यह न देखना कि फ़ॉर्म में file size की क्या शर्त है।
- ज़रूरी दस्तावेज़ किसी अनजान ऐप या दुकान के कंप्यूटर पर स्कैन करवाना।
- स्कैन की कॉपी कहीं सुरक्षित न रखना, और ज़रूरत पड़ने पर फिर से भागदौड़ करना।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
फ़ॉर्म में file size की शर्त हो तो क्या करें?
अपलोड से पहले फ़ॉर्म में लिखी शर्त ध्यान से पढ़ें और अपनी फ़ाइल का साइज़ देख लें। ज़रूरत से ज़्यादा पेज न जोड़ें, सिर्फ़ वही पेज रखें जो माँगे गए हैं।
स्कैन की हुई फ़ाइल कहाँ सँभालकर रखें?
Google Drive से स्कैन करने पर फ़ाइल Drive में ही सेव होती है। चाहें तो DigiLocker में भी अपनी एक कॉपी रख लें, ताकि ज़रूरत पड़ने पर तुरंत मिल जाए।
क्या गैलरी वाली साधारण फ़ोटो से काम नहीं चलेगा?
साधारण फ़ोटो में अक्सर किनारे टेढ़े आते हैं और आसपास का बैकग्राउंड भी दिख जाता है। Scan वाला विकल्प काग़ज़ को काटकर, सीधा करके PDF बनाता है, जो फ़ॉर्म के लिए ज़्यादा साफ़ और सही रहता है।
तो अगली बार दुकान की तरफ़ जाने से पहले एक बार अपना फ़ोन उठाइए। काम भी जल्दी होगा और आपके काग़ज़ आपके ही पास रहेंगे।
समझो भारत, आगे बढ़ो भारत।
अब एक सवाल: अगर किसी फ़ॉर्म में दो पेज वाला दस्तावेज़ एक ही फ़ाइल में माँगा गया हो, तो स्कैन करते समय आप कौन-सा स्टेप नहीं भूलेंगे? कमेंट में लिखिए।
देश को समझिए, समझो भारत के साथ।
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